Assemblée PPE et Covid-19
Depuis le 19 avril, les assemblées de PPE peuvent à nouveau se tenir « en présentiel » jusqu’à 15 personnes. Les administrateurs restent toutefois libres d’opter pour des prises de décision par écrit ou sous forme électronique. Le service juridique de la CVI vous propose une analyse complète de la situation.
Cadre légal
Le mercredi 14 avril dernier, le Conseil fédéral a pris plusieurs décisions qui ont des incidences sur les assemblées de propriété par étages (PPE).
Concrètement, depuis le 19 avril 2021, les assemblées de PPE, assimilées à des manifestations sans public (réunions associatives), peuvent à nouveau se tenir « en présentiel » jusqu’à 15 personnes (art. 6 al. 1 ordonnance Covid-19 situation particulière), moyennant le respect des règles sanitaires (port du masque, plan de protection).
Il s’agit d’une faculté et non d’une obligation, l’administrateur restant libre de privilégier malgré tout la solution présentée ci-après. En effet, la possibilité permettant aux administrateurs d’imposer aux propriétaires d’étages d’exercer leurs droits par écrit ou sous forme électronique est en vigueur jusqu’au 31 décembre 2021.
Selon l’article 27 de l’ordonnance 3 Covid-19, « L’organisateur d’une assemblée de société peut, quel que soit le nombre prévu de participants et sans respecter le délai de convocation, imposer aux participants d’exercer leurs droits exclusivement par écrit ou sous forme électronique (…) ».
L’alinéa 2 indique, quant à lui, que l’organisateur est habilité à prendre cette décision durant une période échéant le 31 décembre 2021, en la notifiant par écrit ou en la publiant sous forme électronique « au plus tard 4 jours avant l’assemblée ».
Cet article 27 étant reconnu comme applicable aux assemblées de propriété par étages, seule une prise de décision écrite ou sous forme électronique peut être envisagée pour l’instant pour les assemblées regroupant plus de 15 personnes.
Aspects pratiques
C’est bien l’administrateur qui peut imposer aux propriétaires d’étages l’une ou l’autre de cette manière de voter.
S’il choisit la forme écrite, il renoncera en général à mettre à l’ordre du jour des sujets sensibles, tel l’engagement d’importants travaux de rénovation, qui nécessitent des présentations, explications et ne peuvent faire l’économie d’un débat d’idées avant de passer au vote. Il pourrait en résulter un retard dans l’accomplissement de certains projets.
Convocation
La forme de la convocation prévue par le règlement de PPE ne change pas. Ainsi, la convocation à l’assemblée sera généralement envoyée par courrier postal recommandé. Le délai de convocation fixé dans le règlement doit aussi être respecté. Le délai de 4 jours prévu par l’ordonnance 3 Covid-19 ne vaut que pour la décision proprement dite de procéder selon l’art. 27 et non pour la convocation. En pratique, l’administrateur annoncera généralement d’emblée, à savoir dans la convocation elle-même, que l’assemblée se tiendra sous la forme écrite ou électronique.
Nécessité d’un quorum ?
En temps ordinaire, une assemblée de PPE ne peut se tenir que si le quorum est respecté. L’ordonnance 3 Covid-19 ne prévoit rien en matière de quorum. L’application stricte de l’art. 712p CC n’a pas de sens, du fait qu’il s’agit précisément d’éviter une réunion physique des propriétaires d’étages. Doit-on alors exiger un nombre de réponses écrites ou de participants virtuels qui soit en pratique conforme à la règle du quorum ? Il convient à notre sens de respecter les règles de quorum habituelles, à savoir obtenir la participation d’au moins la moitié des propriétaires d’étages, représentant au moins la moitié des parts, même s’il n’est pas exclu que les tribunaux, en cas de litige sur ce point, admettent une souplesse en la matière.
La décision se prend ensuite selon les règles de majorités habituelles, prévues dans le règlement ou, à défaut, dans la loi. La règle de l’unanimité valable en « temps ordinaire » pour la décision écrite (art. 66 al. 2 CC par renvoi de l’art. 712m al. 2 CC) n’est pas applicable dans cette situation : elle viderait de son sens cette législation d’exception.
Exercice des droits
Lorsque l’ordonnance parle de décision écrite, il faut comprendre qu’elle doit être munie d’une signature (courrier ou fax), ce qui n’est manifestement pas le cas d’un courriel.
Quant à la forme électronique, elle suppose une possibilité d’authentification des participants, qui se connectent de manière simultanée afin de permettre des échanges entre eux, que ce soit par téléphone ou par visioconférence.
Contestation de la décision
Un propriétaire d’étages qui n’a pas adhéré à une décision peut la contester dans le délai d’un mois dès qu’il en a pris connaissance, s’il estime qu’elle viole la loi ou le règlement (art. 75 CC).
L’administrateur veillera donc à envoyer rapidement le procès-verbal des décisions prises par écrit.
L’action en annulation est souvent intentée pour non-respect de règles formelles, comme par exemple la décision sur un point qui ne figurait pas à l’ordre du jour, ou de manière trop imprécise, ou encore la décision prise en application d’une règle erronée de majorité ou alors que le quorum n’était pas respecté.
Qu’en est-il lorsque la décision a été prise selon les modalités prévues par l’ordonnance 3 Covid-19 ? Les tribunaux n’ont, à notre connaissance, pas encore eu à se prononcer sur de tels cas, mais il parait probable que les instances judiciaires se montreront relativement « compréhensives » en cas d’illicéités en lien avec une mauvaise manière de procéder, vu la situation exceptionnelle.
Conclusion
Les administrateurs doivent faire preuve de pragmatisme et adapter leur pratique en fonction de l’urgence et de l’importance des décisions à prendre.
Martine Jaques, juriste
Chambre vaudoise immobilière